Playdate berasal dari dua buah kata Bahasa Inggris, yaitu play yang artinya bermain dan date yang artinya perjanjian. Dapat diartikan sebuah acara dimana-mana anak-anak berjanjian untuk bermain bersama. Playdate bisa dilakukan oleh 2 orang anak atau lebih dan istilah ini pertama kali dipopulerkan di negara Amerika. Playdate bisa sesederhana mengundang teman-teman anak ke rumah atau berkegiatan di luar rumah dengan tema tertentu. Contoh kegiatan playdate misalnya membuat kerajinan tangan bersama, mendongeng, berpetualang di alam, mengenal profesi, belajar memasak, membuat kue, dan sebagainya.
Di Indonesia sendiri, playdate akhir-akhir ini sangat marak dilakukan oleh para orang tua untuk memberikan anak-anak kesempatan bermain bersama plus menambah pengalaman melakukan beragam kegiatan. Karena tidak jarang anak-anak zaman sekarang lebih sering bermain sendiri di rumah atau orang tua bingung menentukan kegiatan positif apa yang sebaiknya dilakukan oleh anak-anak bersama teman-teman sebaya. Oleh karena itu, sekarang banyak bermunculan event organizer dan komunitas playdate di sekitar kita.
Bunda juga bisa lho mulai membuat acara playdate sendiri. Kegiatan event organizer playdate ini bisa Bunda jadikan sebagai hobi, kegiatan sosial, bahkan untuk menambah pemasukan dompet Bunda (hehehe..). Saya sendiri menemukan hobi membuat playdate secara tidak sengaja. Hal ini bermula dari kebutuhan saya bersosialisasi dengan sesama ibu dan keinginan agar anak pertama saya memiliki teman bermain dan berkegiatan positif. Akhirnya dari niatan tersebut, "kecemplung"-lah saya di sebuah komunitas menjadi playdate arranger istilah kerennya. Padahal saya yakin, saya tidak jauh lebih tahu dari teman-teman saya. :)
Hanya bermodalkan keinginan tadi dan modal nekat juga, hampir setiap bulan sejak tahun 2017, playdate (atau terkadang momsdate dan family date) berhasil diadakan di komunitas yang saya ikuti tersebut. Alhamdulillah animo teman-teman terhadap acara-acara ini sangat tinggi dan tak jarang saya dibantu oleh teman-teman juga dalam menyelenggarakan acara. Hal ini membuat semangat saya terus ter-recharge untuk mengadakan playdate, utamanya sih supaya anak sendiri tetap memiliki berbagai pengalaman dan teman baru, serta sebagai ajang refreshing untuk saya dan keluarga.
Hasil dari belajar secara autodidak menjadi playdate arranger, berikut saya share 7 hal penting yang perlu dipersiapkan Bunda dalam membuat acara playdate:
1. Tentukan tema kegiatan
Yup, inilah hal pertama yang perlu ditentukan dalam membuat acara playdate. Kalau saya senangnya membuat acara yang memang anak saya belum pernah berkegiatan tersebut atau apabila sudah pernah melakukannya, tema kegiatan playdate yang dibuat adalah tema yang saya atau anak-anak sukai. Istilahnya inside out. Apa yang saya (dan anak-anak) suka dan inginkan, itulah acara yang akan saya buat hehehe.. Atau bisa juga menampung ide dari teman-teman komunitas jika memang Bunda berkecimpung dalam sebuah komunitas. Paling tidak, jika nanti Bunda membuat playdate, ada partisipannya. Kalau opsi yang kedua ini agak outside in sih ya. Tapi jika dalam berkomunitas, prinsip Bunda berbagi dan melayani, kenapa tidak? :)
2. Tentukan tempat dan waktu
Setelah menentukan tema, tentukanlah tempat berlangsungnya acara. Misal kegiatan mendongeng bisa di perpustakaan, di taman, atau di rumah salah satu peserta. Kemudian tentukan waktu berlangsungnya acara. Secara umum, playdate umumnya dilakukan saat weekend dimana jumlah peserta relatif lebih banyak daripada acara dilakukan saat weekday. Tapi tidak menutup kemungkinan juga untuk mengadakan saat hari biasa, karena banyak ibu yang mencari kegiatan untuk anaknya yang belum sekolah atau menjalankan homeschooling. Jika mengadakan untuk komunitas, bisa ditanyakan juga kepada teman-teman jadwal yang mereka bisa hadir, biasanya dilakukan dengan voting. Yang terpenting, jadwalnya adalah waktu ketika Bunda sebagai event organizer (EO) bisa hadir. Ya iyalah.. :D
3. Tentukan siapa-siapa saja narasumber/pengisi dan pendukung acara dan simpan nomor kontaknya
Tentukan siapa saja yang mengisi acara. Misal kegiatan mendongeng, apakah Bunda sendiri yang menjadi pendongengnya? Apakah perlu MC atau yang lainnya? List kebutuhan tersebut dan tentukan orang-orangnya. Bisa dari praktisi atau teman-teman sendiri. Jangan lupa untuk minta nomor kontaknya dan berkomunikasilah dengan baik. :)
Minta juga nomor kontak pendukung acara, misalnya Bunda menyewa tempat, pastikan senantiasa update info kepada contact person-nya. Atau misalnya Bunda mengadakan playdate di restoran, simpan nomor kontak manajer atau PIC-nya agar sewaktu-waktu Bunda dapat menghubungi mereka.
4. Buat rundown acara dan persiapkan teknis acara
Meskipun acaranya sederhana, paling tidak Bunda mengetahui dengan pasti rangkaian kegiatan dari mulai acara sampai selesai, agar dapat diketahui perlengkapan apa saja yang diperlukan dan supaya tidak ada jeda kosong dalam acara. Inilah yang disebut rundown. Jika acaranya cukup lama, rundown ini dapat dituliskan dan menjadi reminder Bunda saat acara berlangsung nanti.
Untuk teknis acara sangat perlu juga dipersiapkan, apakah memerlukan sound system, laptop, infocus, dan peralatan multimedia lainnya? Apakah perlu tikar sebagai alas? Bagaimana dengan konsumsi dan minum peserta? Dan lain sebagainya. Jika memang memungkinkan, Bunda dapat survey terlebih dahulu ke tempat berlangsungnya acara agar dapat memperhitungkan segala aspek yang diperlukan. Kelihatannya sangat ribet ya? Tidak juga koq Bunda. Jika memang Bunda tidak sempat survey, manfaatkan contact person tempat supaya Bunda bisa senantiasa bertanya.
5. Tentukan anggaran, jumlah peserta, dan HTM
Yang ini berhubungan dengan keuangan. Buat anggaran dari fee pengisi acara, sewa tempat, biaya perlengkapan, konsumsi, dan lain-lain. Kemudian tentukan jumlah pesertanya. HTM atau Harga Tiket Masuk adalah jumlah anggaran dibagi jumlah peserta. Bisa juga Bunda menentukan jumlah peserta di awal, lalu anggaran-anggaran lainnya menyesuaikan sehingga didapatkanlah HTM per peserta. Yang perlu diingat untuk jumlah peserta adalah kapasitas ruangan/tempat yang dijadikan lokasi acara.
Bagi saya, HTM di bawah Rp 50.000 sangatlah menarik (hehehe.. emak irit). HTM Rp 50.000-Rp 100.000 bisa dipertimbangkan untuk ikut. Kalau sudah di atas Rp 100.000 harus berkali-kali berpikir (hahaha..). Tapi ini dikembalikan ke Bunda masing-masing sih.. Ini hanya pendapat pribadi. :)
Tak jarang, playdate komunitas bisa tidak ber-HTM alias gratis.. tis.. tis.. (emak senang nih). Bagaimana caranya? Pengisi acara dari anggota komunitas sendiri, tempat adalah rumah anggota komunitas atau taman umum, perlengkapan dipinjamkan dari anggota komunitas, bahan dan perlengkapan untuk berkegiatan bawa masing-masing, makan dan minum potluck alias bawa masing-masing juga. Seru ya? Acaranya gratis dan berasaskan gotong-royong tetapi insya Allah membawa manfaat yang sangat banyak.
6. Siapkan administrasi pendaftaran dan publikasikan acara
Kalu saya senangnya pakai Google Form untuk pendaftaran karena lebih praktis dan jadi tidak banyak "japri"-an. Data yang terpenting diketahui adalah nama anak, usia anak, nama ibu, nomor kontak ibu, dan bukti transfer bila ada HTM. Meskipun demikian, menjadi customer service pendaftaran adalah suatu "pekerjaan" tersendiri menurut saya. Harus siap ditanya berbagai macam hal meskipun di publikasi sudah dicantumkan info-infonya dan belajar berhubungan dengan berbagai macam orang. Intinya harus sabar dan praktikkan komunikasi produktif saat menjadi bagian pendaftaran ini hehehe..
Untuk publikasi acara, siapkan e-flyer serta caption untuk disebar di grup WA maupun berbagai media sosial. Untuk memudahkan pembuatan e-flyer, bisa menggunakan aplikasi seperti Canva dll. Untuk caption-nya pastikan tertulis semua info-info yang biasanya ingin diketahui peserta seperti nama acara, waktu dan tempat acara, tautan peta, narasumber/pengisi acara, kegiatan apa saja yang dilakukan, untuk usia berapa, fasilitas apa saja yang didapatkan peserta, HTM, tautan formulir pendaftaran, kontak yang bisa dihubungi, dsb.
7. Siapkan hal menarik supaya para peserta bersemangat mengikuti acara
Poin yang ini saya pelajari dari Mba Ayu (Dwi Yunita Indah Sari) sebagai Ketua Kejar Playdate IP Tangsel tahun lalu. Mba Ayu bilang, pada dasarnya peserta akan senang dan bersemangat jika di acara ada goodie bag (misalnya mainan atau makanan kecil untuk anak-anak), hadiah atau doorprize (misalnya untuk peserta yang datang tepat waktu), dan makanan (misalnya setelah acara berkebun ada rujakan).
Pada intinya, mengadakan playdate adalah mengapresiasi para peserta (baik anak, ibu, dan ayah) serta melayani dengan sebaik-baiknya. Meskipun repot, tetapi saya merasa sangat senang melakukannya karena tujuannya adalah untuk membahagiakan orang lain (anak-anak beserta para orang tuanya). :)
Bagaimana Bunda, tertarik untuk menjadi event organizer playdate? Semoga artikel ini bisa menjadi referensi para Bunda yaa.. :D
No comments:
Post a Comment